¿Qué encuentro en esta sección?

En Tareas pendientes > Primer contacto se organizan en una tabla los últimos Prospectos que se han registrado por orden cronológico inverso, es decir, aparecerán primero los últimos registros. En otras palabras, en esta sección aparecerán todos los prospectos que se generen por las campañas y que están esperando una acción de respuesta por parte de la empresa.

Se presentan como una tabla con los datos de contacto más importantes y las opciones tras la primera interacción:

primer-contacto

 

 

 

Tiempo desde recepción

Se trata del tiempo que ha transcurrido desde que ingresó el prospecto y rellenó el formulario.

tiempo-desde-recepcion

Recuerda que cuanto menor es el tiempo que se tarde en contactar, mayor es la probabilidad de éxito.

 

Datos de contacto y detalles

Datos de contacto

En las siguientes columnas se presentan los datos básicos de contacto del prospecto:

datos-de-contacto

 

Detalles

A continuación se presenta un botón para poder ver en una ventana todos los datos relacionados con el prospecto:

screenshot_3

 

 

Acciones

Básicamente en la primera interacción se dan 3 opciones tras el primer contacto :

 

Listo para propuesta (verde)

Se trata de un prospecto que cualifica, según los criterios de la empresa, para continuar con el proceso comercial y tiene potencial de convertirse en cliente. Tras hacer click en el botón “Listo para propuesta” se abre una ventana en la que recomendamos rellenar toda la información que se haya recopilado sobre el prospecto. Posteriomente se genera una tarea “Mandar propuesta” con un vencimiento de 3 días. Dicho vencimiento es configurable.

propuesta

 

Segundo contacto (naranja)

No se ha logrado el contacto en la primera interacción y, por lo tanto, el prospecto debe ser contactado en el futuro para lograr cualificarlo y no perderlo. Cuanto menor es el tiempo de respuesta desde que se rellena el formulario hasta que se contacta, menor será el porcentaje de “no se ha logrado contacto”. El siguiente paso es generar el segundo contacto con el prospecto (siguiente pestaña). Por defecto la herramienta tiene establecido el segundo contacto en 24 horas después del primero. Es configurable para editar dicho vencimiento a 48 horas o 72 horas.

no-responde

 

Descartado (rojo)

Se trata de un contacto que no cualifica para continuar con el proceso comercial para la empresa. Estos son tremendamente útiles para retroalimentar las campañas de marketing e identificar cuáles son las fuentes y campañas de prospectos que no cumplen con el perfil que se está buscando.

descartar

Los motivos principales son:

motivos-descarte

Una vez se hayan catalogado con “descartado” entrarán en la sección de Contactos > Descartados a una base de datos y saldrán del proceso comercial de la empresa.

 

Agregar notas

Para añadir las notas relevantes tras la interacción con el prospecto y tener registro de todos los aspectos relevantes puedes añadir notas:

agregar-notas2

Y también visualizar las anteriores:

agregar-notas

 

¿Cómo funciona?

Notificaciones

Una vez que se registre un formulario se notificará, vía email, al comercial asignado para iniciar la labor comercial lo antes posible y no dejar que pase el tiempo y los competidores se adelanten.

inbox

 

¿Cómo crear un registro manualmente?

En la parte superior derecha puedes encontrar un botón “+” para crear manualmente un nuevo prospecto:

crear-prospecto

Se deben introducir los datos básicos y prestar especial atención a:

  • Fuente: ¿por qué medio conseguimos el prospecto? Selecciona entre las opciones disponibles.
  • Siguiente tarea: ¿cuál es la siguiente tarea que hay que realizar con este prospecto? Selecciona entre las opciones disponibles. 

anadir-prospecto

 

Cada vez que se registre un formulario se notificará, vía email, al comercial asignado para iniciar la labor comercial lo antes posible y no dejar que pase el tiempo y los competidores se adelanten.

inbox

 

Cambio de propietario

En los detalles de cada prospecto hay un campo de propietario. Este campo es editable y, al seleccionar a otro usuario, cambiará el propietario y será notificado vía email:

responsable

 

Conversiones vs. Prospectos

En esencia son lo mismo. Simplemente se trata de distintos términos para definirlo.

  • Conversión: se trata del término utilizado en marketing y con el que plataformas como Google Adwords o Facebook Ads identifican al usuario que hizo click y después realizó la acción deseada como rellenar un formulario. En los informes hablaremos de conversiones.

  • Prospecto: se trata del término que se utiliza de forma homogénea en la herramienta para definir a los contactos comerciales que se generan y que aspiran ha convertirse en clientes independientemente de la fuente. Una vez que entren en el CRM la terminología cambiará para dejar de hablar de conversión y empezar a hablar de prospecto.

     

 

¿Cómo se crean los prospectos?

Automáticamente: una vez se realiza la integración de los formularios con el CRM los prospectos entrarán directamente a la herramienta de forma automática. En este caso no será necesario digitarlos manualmente.

Manualmente: cuando los datos llegan de otra fuente la herramienta está preparada para crear los prospectos manualmente. Por ejemplo, cuando llega un referido o cuando recibimos una llamada telefónica. En estos casos puedes crear un prospecto en el signo + que encuentras en la esquina superior derecha de las tareas.nuevo-prospecto

Y aparecerá una ventana con todos los campos para rellenar incluidos los de fuente de origen:

fuente

 

Permisos por usuario

Comercial

Los usuarios con perfil comercial podrán ver exclusivamente las tareas relacionadas con los prospectos que sean de su propiedad.

 

Administrador

Los usuarios con perfil administrativo podrán ver todas las tareas relacionadas con todos los prospectos del sistema. Para conocer quién es el propietario hay disponible un filtro de las tareas de cada usuario.